Toyota Finance Finland – Tietosuojaseloste

Päivitetty 27.3.2024

1. Rekisterin nimi

Toyota Finance Finland Oy:n asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Toyota Finance Finland Oy
Korpivaarantie 1, PL 49
01451 Vantaa
Puhelin: 09-85181

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Ulla Helenius
Korpivaarantie 1, PL 49
01451 Vantaa
Puhelin: 09-85181
Sähköpostiosoite: turvapostiasiakaspalvelu@toyotarahoitus.fi
My Finance -palvelu: myfinance.toyota.fi (Opens in new window)

4. Tietosuojavastaava

Markku Harmaala
Korpivaarantie 1, PL 49
01450 Vantaa
Puhelin: 09-85181

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Luottopäätöksen tekeminen ja luoton ehtojen muuttaminen

Luoton hakijan henkilötietoja käsitellään luottopäätöksen tekemiseksi ja luoton ehtojen muuttamiseksi. Luottopäätös tehdään perustuen asiakkaan luottohakemuksessa antamiin tietoihin, mahdollisten aikaisempien luottosopimusten maksutapatietoihin, Suomen Asiakastieto Oy:sta saataviin asiakasta koskeviin tietoihin sekä positiivisesta luottotietorekisteristä saataviin tietoihin. Tietojen perusteella tehdään myös automatisoituja luottopäätöksiä luoton myöntämisen ja vuokrasopimuksen tekemisen edellytyksiä arvioitaessa. Luottopäätöksen tekemisen yhteydessä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano.

Luotonantajalla on oikeus ja velvollisuus tarkastaa ostajan henkilö- tai yhteisötiedot sekä hankkia tarpeelliset luotto- ja tulotiedot luottotietolaissa sekä positiivisessa luottotietorekisterilaissa tarkoitetulla tavalla. Luotonantaja ilmoittaa Verohallinnon ylläpitämään positiiviseen luottotietorekisteriin lain edellyttämät luottoon liittyvät ajantasaiset tiedot.

Asiakassuhteen hoitaminen

Asiakassuhteen hoitaminen edellyttää luottoasiakkaan henkilötietojen käsittelyä. Asiakkaan henkilötietoja käsitellään luottosopimuksen aktivoimiseksi ja luoton hallinnoimiseksi (mm. maksutapahtumien rekisteröiminen, mahdolliset sopimusmuutokset ja sopimuksen päättäminen). Asiakassuhteen hoitamiseksi tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano.

Asiakasviestintä, suoramarkkinointi ja verkkomainonta

Toyota Finance Finland Oy voi käyttää asiakkaan henkilötietoja asiakasviestintään lähettäessään asiakkaille rahoitustuotteita ja palveluita koskevia tiedotteita ja ilmoituksia. Asiakkaan henkilötietoja käytetään myös ajoneuvon rahoitukseen liittyvien tuotteiden markkinointiin. Suoramarkkinoinnissa voidaan käyttää apuna Toyota jälleenmyyjiä, jotka tällöin toimivat käsittelijöinä Toyota Finance Finland Oy:n lukuun.

Toyota Finance Finland Oy tekee verkkomainontaa ulkopuolisissa mainosverkostoissa. Mainontaa kohdennetaan sekä itse määritellyille kohderyhmille että kolmansien osapuolten määrittelemille kohderyhmille. Mainoksia voidaan kohdentaa myös evästeiden avulla verkkosivujen käyttöön perustuen, mikäli asiakas on antanut suostumuksen evästeiden käyttämisestä tähän.

Henkilötietojen käsittely asiakasviestinnässä ja suoramarkkinoinnissa perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Sähköinen suoramarkkinointi ja evästetietojen avulla tehtävä verkkomainonta perustuvat asiakkaan antamaan erilliseen suostumukseen.

Puhelujen nauhoittaminen

Toyota Finance Finland Oy voi tallentaa asiakaspuheluja asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi ja asiakas- ja sopimussuhteen hoitamiseksi ja todentamiseksi. Tallentamisesta kerrotaan aina puhelun alussa erikseen. Asiakaspuheluiden nauhoittaminen perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Huomaathan, että ajankohtaiset asiakas- ja sopimustietosi löytyvät My Finance -palvelusta osoitteesta https://myfinance.toyota.fi (Opens in new window).

Tilastointi ja raportointi

Henkilötietoja käsitellään tuotteiden ja prosessien kehittämiseksi sekä liiketoiminnan seuraamiseen ja ohjaamiseen. Tietojen käsittely näihin tarkoituksiin perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Toyota Finance Finland Oy käsittelee henkilötietoja lakiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja viranomaispäätösten noudattamiseksi. Tällaisia ovat mm. luottolainsäädännöstä johtuvat velvoitteet, lakisääteinen kirjanpitovelvollisuus sekä verotusta koskevat velvoitteet. Tietoja voidaan käsitellä myös rahanpesun tai terrorismin torjuntaa koskevien lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot asiakkaista:

Henkilöön liittyvät tiedot:

• etu- ja sukunimet,
• henkilötunnus,
• osoitetiedot,
• puhelinnumero,
• sähköpostiosoite,
• luottotietorekisteristä ja positiivisesta luottotietorekisteristä saatavat tiedot,
• ammatti,
• työpaikan tiedot, työsuhteen laatu ja kesto,
• pankkitilitieto rahojen palautustilanteissa,
• ajokortti- / passitiedot asiakkaan tunnistamiseen liittyen,
• mahdollisesti oleskelulupaa koskevat tiedot,
• puhelutallenteet,
• asiakassuhdetta koskevat muut lisätiedot (kuten asiakaspalvelun yhteydessä tallennetut tiedot),
• markkinointiin liittyvät luvat ja kiellot,
• verkkotunnistetiedot, kuten IP-osoite, sekä evästeiden ja muiden teknologioiden avulla kerättävät tiedot, mikäli asiakas on antanut suostumuksen näiden tietojen käsittelemiseen.

Luottosopimustiedot:

• haetun ja myönnetyn luoton tiedot,
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot ja
• rahoitetun auton tyyppi ja rekisterinumero.

Muut asiakkaan sopimuksia koskevat tiedot (kuten mahdollisia leasing-järjestelyitä ja muita vuokrasopimuksia koskevat tiedot).

Henkilötunnusta käytetään Tietosuojalain mukaisesti asiakkaan yksilöimiseksi sekä asiakkaan että Toyota Finance Finland Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot saadaan yleensä jälleenmyyjien toimittamasta asiakkaan luottohakemuksesta.

Asiakas tunnistetaan hänen antamiensa tietojen perusteella Digi- ja väestötietoviraston palvelussa. Henkilötietoja voidaan tässä yhteydessä myös päivittää. Asiakkaiden osoitetiedot päivitetään säännönmukaisesti Postin osoitepalvelussa.

Asiakkaiden luottokelpoisuustiedot tarkistetaan Suomen Asiakastieto Oy:stä ja Verohallinnon ylläpitämästä positiivisesta luottotietorekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve käsitellä niitä. Tietoja käsittelevä henkilöstö on saanut tietosuojakoulutuksen ja sillä on käytössään henkilötietojen käsittelyä koskeva kirjallinen ohjeistus.

Henkilötietoja voidaan myös siirtää sopimukseen perustuen ulkoisille palveluntarjoajille. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Toyota Finance Finland Oy:n määrittelemin tavoin, eikä heillä ole oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Ulkoisia palveluntarjoajia käytetään mm. tietojärjestelmien toimittamiseen ja ylläpitoon, perintään sekä tutkimusten suorittamiseen.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietojen luovuttamisella tarkoitetaan tilanteita, joissa henkilötietoja annetaan toisen rekisterinpitäjän omaan itsenäiseen käyttöön. Henkilötietojen luovutuksissa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Toyota Finance Finland Oy luovuttaa luottopäätöstä koskevat tiedot luottohakemuksen lähettäneelle Toyota jälleenmyyjälle tai korjaamolle suunnitellun sopimuksen tekemistä varten.

Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan suoramarkkinointitarkoituksiin Toyota Auto Finland Oy:lle, sopimuksen tehneelle jälleenmyyjälle ja AXA:lle (takaisinmaksuturva) oikeutettuun etuun perustuen sekä asiakkaan suostumuksella myös muille suostumuksessa tarkemmin määritellyille Toyota yhtiöille.

Asiakkaiden henkilötietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille sekä maksuhäiriötilanteissa luottotietoyrityksille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Lisäksi tietoja luovutetaan Verohallinnon ylläpitämään positiiviseen luottotietorekisteriin lain vaatimusten mukaisesti.

Asiakkaiden henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Asiakaspalvelun chat-toiminnallisuutta käytettäessä on kuitenkin mahdollista, että tietyissä tilanteissa henkilötietoihin voidaan päästä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelta. Tähän liittyvää riskiä on pyritty pienentämään minimoimalla chat-toiminnallisuudessa käsiteltävä henkilötietosisältö. Jos haluat lisätietoja kansainvälisiin tiedonsiirtoihin käytettyjen suojatoimien sisällöstä, ota yhteyttä turvapostiasiakaspalvelu@toyotarahoitus.fi.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietokannat, niiden varmuuskopiot ja asiakirjat sijaitsevat lukituissa, vartioiduissa ja kulunvalvonnalla varustetuissa tiloissa.

Tietokantaan tallennetut tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Lähtökohtaisesti vain Toyota Finance Finland Oy:n henkilöstöllä on pääsy rekisterin tietoihin. Lisäksi Toyota Finance Finland Oy:n valtuuttamilla jälleenmyyjillä on rajoitettu pääsy rekisterin tietoihin.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lain vaatimusten perusteella henkilötietoja säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Markkinointitarkoituksiin henkilötietoja käytetään enintään vuoden ajan sopimuksen päättymisen jälkeen.

Puhelunauhoitteita säilytetään 90 vuorokautta.

Mikäli henkilötietoja on välttämätöntä säilyttää vireillä olevan tai uhkaavan oikeudellisen toimen tai prosessin loppuun saattamiseksi, säilytetään henkilötietoja, kunnes kyseinen oikeudellinen toimi on saatettu loppuun, sekä asiaan soveltuvan vanhentumissäännöksen mukaisen ajan. Tällaisia oikeudellisia toimia tai prosesseja saattavat olla esimerkiksi viranomaistutkinta ja siihen liittyvä valitusprosessi.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli sinulla on käytössäsi My Finance -palvelumme, löydät ajantasaiset asiakas- ja sopimustietosi helpoiten kyseisestä palvelusta.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Teemme tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot rekisteröidyn pyynnöstä. Huomaathan, että oikeuttasi saada pääsy henkilötietoihin voidaan rajoittaa lainsäädännön ja sen perusteella tehtyjen sisäisten arviointien perusteella. Esimerkiksi mahdollisuuttamme luovuttaa sinulle tietoja puhelutallenteista rajoittaa usein toisten ihmisten yksityisyyden suoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyin edellytyksin rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyin edellytyksin siirtää henkilötietonsa toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö ja luovuttaminen suoramarkkinointiin.

Siltä osin kuin tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

Yllä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköisesti kirjautumalla My Finance-palveluun osoitteessa: https://myfinance.toyota.fi (Opens in new window) ja esittämällä pyyntö palvelussa. Voit myös esittää pyynnön sähköpostitse, puhelimitse tai postitse rekisterin yhteyshenkilölle (ks. kohta 3). Huomaathan kuitenkin, että tunnistamme asiakkaamme aina ensisijaisesti My Financen kautta, jotta pystymme toteuttamaan pyyntösi turvallisesti.

Mikäli esität pyynnön postitse, tulee pyyntö allekirjoittaa. Mainitse pyynnössäsi nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi sekä missä muodossa toivot saavasi vastauksen pyyntöösi. Jos tarvitsemme vielä lisätietoja tunnistamista varten, otamme sinuun yhteyttä. Lähetämme sinulle vastauksen kirjatussa kirjeessä tai turvasähköpostilla.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus kieltäytyä vastaanottamasta tiedotteita tai muita viestejä ilmoittamalla siitä rekisterin yhteyshenkilölle (ks. kohta 3).

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn. Rekisteröity voi vaatia, että luottopäätökseen vaikuttavat tiedot käsittelee rekisterinpitäjän puolesta luonnollinen henkilö ilmoittamalla siitä rekisterin yhteyshenkilölle (ks. kohta 3).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
puh 029 566 6700
tietosuoja@om.fi